SHIPFUNK OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE (Päivitetty 31.12.2017)


Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Shipfunk Oy käsittelee asiakkaidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Tutustuthan huolellisesti tämän selosteen sisältöön ennen sopimuksen tekemistä. 

1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Shipfunk Oy (”Shipfunk”)
Y-tunnus: 2693965-7
Leväsentie 2, 70700 KUOPIO
Puhelin: 010 4061200

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa:
Petri Rinne
Shipfunk Oy
Puhelin: 010 4061200
Sähköposti: info@shipfunk.com

2. REKISTERIN NIMI
Shpifunkin asiakkuuteen perustuva asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”) 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN PERUSTEET
Shipfunk tarjoaa asiakkailleen Shipfunk Logistiikkapalvelu -nimistä ohjelmistopalvelua (”Palvelu”). 

Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Shipfunkin ja tietyissä tilanteissa sen konserniyhtiöiden ja yhteistyökumppaneiden toimesta seuraaviin käyttötarkoituksiin: 

- Palvelun tuottamiseen sopimuksen mukaisesti sekä Palvelun ylläpitoon ja kehitykseen 
- Asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon kuten, laskutukseen ja perintään sekä asiakasviestintään 
- Suoramarkkinointiin joko sähköisesti, postitse, puhelimitse tai muita kanavia käyttäen 
- Shipfunkin liiketoiminnan kehittämiseen. 

Shipfunk käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolainsäädännön mukaisilla perusteilla. Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu erityisesti: 

- Palvelun käyttöä koskevaan sopimussuhteeseen Shipfunkin ja Palvelun käyttäjän välillä; 
- Shipfunkin tai sen kanssa samaan konserniin kulloinkin kuuluvan yhtiön tai yhteistyökumppanin oikeutettuun etuun etenkin silloin kun henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella tai suoramarkkinointitarkoituksissa. 

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Asiakasrekisteriin talletetaan Palvelun käyttäjäksi rekisteröityneiden yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja: 

- Käyttäjätunnus (Shipfunk Oy:n generoima) ja salasana 
- Käyttäjätunnuksen sähköpostiosoite 
- Yrityksen nimi 
- Y-tunnus 
- Tullinumero 
- Yhteyshenkilön nimi 
- Yhteyshenkilön puhelinnumero 
- Yhteyshenkilön sähköpostiosoite 
- Yrityksen web-osoite 
- Tiedot mahdollisista markkinointikielloista 

Lisäksi rekisteriin talletetaan evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla saatavat ns. havainnoidut tiedot 

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään Palvelun käyttäjäksi rekisteröitymisen yhteydessä. 

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN
Shipfunk voi luovuttaa henkilötietoja sen Palvelun tuottamiseen liittyville yhteistyökumppaneille (kuten kuljetusyhtiöt) siltä osin kuin on välttämätöntä Palveluun liittyvien tehtävien toteuttamiseksi (kuten tilausten toimittaminen tilaajille). Nämä yhteistyökumppanit käsittelevät rekisteröidyn henkilötietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa valikoiduille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksia varten. 
Henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli se on Palvelun tekniseksi toteuttamiseksi tarpeellista. Siirto voidaan toteuttaa myös Palvelun tekniseen tuottamiseen osallistuvan alikäsittelijän toimesta. Siirto voidaan toteuttaa soveltuvin osin joko EU- komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen nojalla (ml. Privacy Shield USA:n siirtojen osalta) tai EU-komission mallilausekkeiden nojalla. 

7. REKISTERIN SUOJAUS JA SÄILYTYSAIKA
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Luovutettavien henkilötietojen osalta Shipfunk on huolehtinut siitä, että luovutuksensaaja on myös sitoutunut henkilötietojen asianmukaiseen suojaamiseen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakasyritys on rekisteröity Palvelun käyttäjäksi. Tiedot hävitetään rekisteristä, kun Palvelun käytön lopettamisesta on kulunut kolme vuotta tai välittömästi rekisteröidyn pyynnöstä, kun Palvelun käyttöä koskeva sopimus on päättynyt. Sopimuksen päättymisen jälkeen rekisteröidyn tietoja voidaan säilyttää ja käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin ja profilointiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tällaista käyttöä. Pakottavaan lainsäädäntöön perustuvia henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää säädetyn ajan. 

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on soveltuvan henkilötietolainsäädännön mukaisesti:

- Oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. 
- Oikeus saada henkilötietonsa oikaistua. Shipfunk suorittaa rekisteröidyn pyynnöstä mahdolliset oikaisut ja täydennykset virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen osalta asiakasrekisteristä tai rekisteröity voi päivittää tiedot itse Palvelun asiakastilinsä kautta. 
- Oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia . 
- Oikeus tulla unohdetuksi, jolloin henkilöä koskevat tiedot poistetaan, ellei niiden käsittelylle ole muuta laillista perustetta. 
- Oikeus saada Shipfunkille toimittamansa henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. 

Edellä mainitut oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee toimittaa sähköisesti osoitteeseen info@shipfunk.com 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen tai kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. 

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

9. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Shipfunk kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Palvelussa, Shipfunkin verkkosivuilla tai rekisteröidylle henkilökohtaisesti. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.